Secrétariat
Votre entreprise traverse une période de forte activité, vos secrétaires sont submergés, mais vous ne pouvez pas vous permettre d’embaucher un nouveau salarié ? Vous manquez de temps pour gérer les dossiers prioritaires, et l’administratif s’accumule déjà ?
Une solution : confiez votre secrétariat à une assistante administrative ou à une assistante virtuelle Officéo. Libérez du temps de travail pour vos opérationnels tout en accédant à un service d’assistance de secrétariat fiable, agile et expert. Dans cet article, découvrez notre offre et notre modus operandi.
Qu’est-ce que le service secrétariat ?
Le secrétariat désigne l’ensemble des activités de soutien administratif essentielles au bon fonctionnement d’une entreprise ou d’une organisation. Le service de secrétariat joue aussi un rôle clé dans la communication interne et la coordination des tâches administratives, contribuant ainsi à l’efficacité opérationnelle.
C’est le plus souvent la secrétaire qui s’en occupe. Son rôle consiste à décharger son responsable de toutes les tâches administratives répétitives et chronophages qui polluent son quotidien. En assurant ces fonctions, le secrétariat contribue à la fluidité des opérations quotidiennes, permettant aux autres départements de se concentrer sur leurs activités principales.
Les missions prises en charge par votre tâches de secrétariat ?
Les tâches de secrétariat englobent une large gamme de responsabilités, allant de la gestion administrative à la coordination des communications internes et externes. Sélectionnée pour son efficacité, sa polyvalence et son expérience, la secrétaire indépendante vous épaule en assurant une multitude de tâches essentielles pour le bon fonctionnement quotidien peut importe la taille de votre structure ou encore votre secteur d’activité.
Pour votre secrétariat, votre assistant administratif sur site ou en à distance se chargera entre autres des services administratifs suivants :
Classement et archivage
Ne perdez plus votre temps à cherchez vos documents ! Confiez le suivi des dossiers, le classement et l’archivage de vos documents commerciaux, comptables ou RH à un assistant expert.
Rédaction, mise en forme et corrections
Nos assistantes peuvent rédiger et mettre en forme à votre place vos documents. Services de mise en page et travaux courants pour vos tâches de secrétariat et rédaction administrative.
Gestion du courrier et des emails
Des sueurs froides à l’idée du courrier non-traité s’accumulant sur votre bureau et dans votre boîte mail ? Déléguez-nous la gestion du courrier.
Utilisation d’outils bureautiques
Pour une vue d’ensemble synthétique et à jour des KPI et autres chiffres importants, l’utilisation de tableurs est primordiale. Votre assistant externalisé maîtrise parfaitement les logiciels de bureautique, y compris les tableurs.
Prise des appels téléphoniques
Déléguez la gestion téléphonique ou la prise d’appel à votre secrétaire assistante. Ne manquez aucun appel important ; filtrez les inutiles pour vous concentrer sur votre travail tous les jours.
Saisie de données
Vous n’avez pas le temps de saisir vos données comptables ou actualiser vos documents comptables ? Officéo vous accompagne pour la saisie de données sur papier, comme sur ordinateur (Pack Office).
Prise en charge du courrier entrant/sortant
Vous manquez de temps pour traiter de manière efficace votre courrier entrant/sortant ? Une assistante Officéo peut vous venir en aide sur cette tâche.
Traitement des démarches administratives
Grâce à votre office manager Officéo, les démarches administratives et autres formalités chronophages de votre entreprise ne sont plus un cauchemar !